אירוע עסקי, כמו השקה, כנס לקוחות, אירוע חברה או ערב הוקרה, מצליח כשכל החלטה משרתת מטרה אחת ברורה. במדריך הזה: איך מגדירים מטרה, בוחרים מקום, מתכננים אירוע השקה, וממתגים את האירוע בבלונים ובצילום כך שהמסר יגיע גם למי שלא היה שם.
1. מגדירים מטרה
לפני מקום ותקציב: מה האירוע אמור להשיג? השקת מוצר, חיזוק קשר עם לקוחות, גיוס, גיבוש עובדים או חגיגה. המטרה קובעת את רשימת המוזמנים, את הפורמט ואת המסר שכל השאר צריך לחזק.
2. מקום וזמן
- מקום שמתאים למסר: גג בעיר לאירוע צעיר, אולם מכובד לכנס לקוחות, המשרד עצמו לאירוע פנימי.
- נגישות: חניה, תחבורה ציבורית, נגישות לבעלי מוגבלויות.
- תשתיות: מסך, הגברה, אינטרנט וחשמל.
- טיימינג: לבדוק חגים, אירועים מתחרים בתעשייה ושעות עומס.
3. הכנת המקום: מה לעשות ומה לא
- כן: סיור מקדים, שילוט מהכניסה ועד האולם, עמדת קבלה ותג שם.
- כן: לו"ז מדויק להקמה וחזרה טכנית על המצגת.
- לא: להעמיס בנאומים. שניים קצרים עדיפים על חמישה ארוכים.
- לא: להשאיר את האורחים בלי אוכל ושתייה בשעה הראשונה.
4. אירועי השקה
בהשקה המוצר הוא הכוכב. מתכננים רגע חשיפה אחד ברור, עמדה שבה אפשר לנסות או לראות את המוצר, ופרסום לפני ואחרי: הזמנות, רשתות חברתיות, וצילום מקצועי שמייצר תוכן לשבועות אחרי האירוע. לא לשכוח את רשימת המוזמנים: לקוחות, שותפים, משפיענים ועיתונות.
5. תפריט
באירוע עסקי אנשים מדברים, מסתובבים ומחזיקים טלפון. מנות קטנות שאוכלים ביד עובדות טוב יותר מארוחה מלאה. בודקים מראש העדפות תזונתיות וכשרות.
6. מיתוג האירוע עם בלונים
בלונים בצבעי המותג הם דרך מהירה להפוך כל מקום לשלכם:
- קשת בכניסה בצבעי החברה.
- בלונים עם לוגו על השולחנות, בעמדת הקבלה ובפינת הצילום.
- קיר צילום ממותג: כל תמונה שאורח מעלה לרשת נושאת את המותג.
- סימון אזורים: בלונים גבוהים שמכוונים לעמדות, למתחם ההשקה ולבר.
7. צילום ותיעוד
צלם אירועים הופך אירוע של ערב אחד לתוכן שיווקי לשבועות. כדאי לתאם איתו מראש את הרגעים החשובים: חשיפת המוצר, נאומים, אורחים מרכזיים. גם את העיצוב כדאי לתכנן כרקע לתמונות: קיר ממותג, תאורה טובה ומקום לצילומים קבוצתיים.
8. חברת הפקה או לבד?
אירוע פנימי קטן אפשר להפיק לבד. באירוע גדול, עם ספקים רבים ומשתתפים מבחוץ, חברת הפקה חוסכת זמן וטעויות. גם אז כדאי שאיש קשר אחד מהחברה יהיה אחראי על המסר.
לאירועים פנימיים יש לנו מדריך נפרד: רעיונות למסיבה במשרד ולגיבוש עובדים.
שאלות נפוצות
כמה זמן מראש מתכננים אירוע עסקי?
אירוע פנימי: כמה שבועות. כנס או השקה עם מוזמנים מבחוץ: חודשיים-שלושה, כדי שתהיה זמינות במקום ובספקים ויהיה זמן לשלוח הזמנות.
אפשר להדפיס לוגו על בלונים?
כן. מומלץ להזמין מספיק זמן מראש, כי הדפסה דורשת הכנה.
